Kita tentu telah memahami prinsip-prinsip memimpin sebuah organisasi mulai dari perencanaan, strategi pengaturan, pelaksanaan maupun evaluasinya. Sejalan dengan awal tahun, sekedar untuk menyegarkan kembali, perlu kita menyusun program selama satu tahun ke depan. Dan kita yakin, pasti kita telah membuat program tersebut.
Menyusun program satu tahun memerlukan perencanaan yang terstruktur dan jelas untuk mencapai tujuan tertentu. Kita perlu menentukan langkah-langkah umum untuk menyusun program tahunan tersebut.
Pertama, kita perlu mengidentifikasi tujuan utama di unit kita masing-masing. Apa yang ingin dicapai dalam satu tahun ini. Oleh karena itu kita perlu memastikan tujuan kita secara spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbatas waktu (prinsip SMART).
Prinsip SMART adalah kerangka kerja yang digunakan untuk menetapkan tujuan yang jelas, terukur, dan dapat dicapai. Specific (khusus), tujuan hendaknya jelas dan terfokus. Hindari tujuan yang terlalu umum atau ambigu. Measurable (Terukur), tujuan harus dapat diukur sehingga kemajuan dapat dipantau. Achievable (dapat dicapai), tujuan harus realistis dan masuk akal, mengingat sumber daya dan batasan yang ada. Relevant (selaras)
tujuan yang kita tentukan harus selaras dengan kebutuhan, nilai, atau visi besar organisasi atau individu. Time-bound (berbatas waktu) hendaknya tujuan memiliki tenggat waktu yang jelas untuk mendorong penyelesaian tepat waktu. Dengan menggunakan prinsip SMART, tujuan menjadi lebih terarah dan lebih mudah untuk diwujudkan.
Kedua, menganalisis kebutuhan. Kita harus melakukan evaluasi situasi saat ini. Menentukan apa yang sudah ada dan apa yang dibutuhkan. Dengan menentukan sumber daya yang diperlukan (manusia, finansial, alat, atau waktu).
Ketiga, membagi program dalam periode baik bulanan, triwulanan atau semester. Perlu kita membuat kerangka waktu untuk setiap kegiatan. Misalnya, Januari-Maret untuk perencanaan awal, April-Juni untuk implementasi awal, Juli-September untuk evaluasi tengah tahun, dan Oktober-Desember untuk penyempurnaan dan pelaporan.
Keempat, menyusun rencana kerja, kita membuat daftar kegiatan dengan memerinci semua aktivitas yang akan dilakukan. Menentukan penanggung jawab siapa yang bertanggung jawab atas setiap kegiatan. Terkait indikator keberhasilan, kita membuat indikator untuk mengevaluasi keberhasilan kegiatan tersebut. Untuk
waktu pelaksanaan, kita harus menetapkan jadwal untuk setiap kegiatan. Setiap kegiatan harus didukung dengan anggaran, oleh karena itu alokasikan dana yang dibutuhkan untuk setiap kegiatan.
Kelima, mendokumentasikan program. Sebagai eviden maka stiap program yang kita laksanakan harus dibuat dokumen lengkap yang isinya memuat latar belakang, tujuan, rencana kerja (berisi jadwal dan kegiatan), anggaran dan penanggung jawabnya.
Keenam, implementasi dan monitoring. Disiplin melaksanakan program sesuai jadwal, dengan membuat mekanisme monitoring dan evaluasi secara berkala bulanan, triwulan atau semester.
Ketujuh, evaluasi dan laporan akhir. Setelah program selesai, kita lakukan evaluasi akhir untuk menilai pencapaian. Dan kegiatan terakhir kita menyusun laporan akhir sebagai dokumentasi dan bahan evaluasi untuk program berikutnya.
Demikian yang perlu kita perhatikan dalam melaksanakan kegiatan penyusunan program tahunan.
Wallahu a'lam bi showab
Allahumma sholli 'ala sayyidina Muhammad wa 'ala alihi wa sohbihi ajma'in
Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Selamat pagi, salam sehat, solid, speed, smart
Jambi, 12 Januari 2025
Dr. Chazim Maksalina, M.H.